Parte I – Organizando um evento de tradução: Lidando com a logística

Embora muito do que irei abordar também possa ser utilizado em outras áreas, este post tem como principal objetivo ajudar colegas que queiram realizar eventos de tradução, sejam eles de pequeno ou de grande porte. O planejamento é a etapa mais importante. Portanto, vejamos juntos alguns dos principais itens que podem ser incluídos na planilha de organização do seu evento:

Aspectos gerais

Público-alvo

O primeiro passo é saber para quem o seu evento é direcionado, quem são os participantes. Como estamos falando de um evento para tradução, presumiremos que sejam colegas tradutores, clientes, agências e/ou simpatizantes dessa área. Qual é a importância de se definir quem participará do evento? O grau de formalidade. Se for um evento da área jurídica, por exemplo, certamente ele será mais formal e exigirá mais cuidado com a logística, com os convites, com os materiais impressos e outros pormenores, o que acabará elevando o valor do orçamento final.

Data

Evite realizar eventos em datas próximas a feriados ou em períodos de alta temporada. Nessas épocas do ano, os preços dos hotéis, das passagens aéreas ou rodoviárias, dos táxis e até mesmo dos restaurantes normalmente estão em alta, principalmente em cidades turísticas, incluindo o tráfico intenso para chegar até o local programado. Pense que essas despesas poderão impactar na decisão dos convidados em confirmar sua participação.

Outro ponto relevante em relação à escolha da data é evitar que ela coincida com a realização de outros eventos já conhecidos da região. Por exemplo, marcar um evento em Blumenau no mesmo período da Oktoberfest certamente traria problemas aos participantes: os hotéis estariam com tarifas mais altas, assim como as passagens aéreas; haveria um aumento de clientes nos restaurantes, ocasionando demora no atendimento; o trânsito estaria intenso; além da questão financeira. Para muitas pessoas, participar de dois ou três eventos em datas muito próximas seria inviável financeiramente. Leve isso em consideração quando programar a data.

Localidade

Particularmente, acredito que seria mais adequado se o evento fosse realizado nos grandes centros. Por quê? Devido à melhor infraestrutura dos hotéis, à fácil acessibilidade ao local do evento e às opções de alimentação diversificadas nas proximidades. Evite realizar eventos em locais íngremes ou muito longe de restaurantes. Ter que descer e subir ladeiras ou andar muitas quadras para ir e voltar do almoço é extremamente cansativo. Pense nas pessoas com mais idade, com deficiência, com problemas de saúde, ou nas que não frequentam a academia.

Clima

Você me perguntaria por que incluí este item, mas imagine um evento no centro-oeste, em pleno verão, com temperaturas na faixa dos 40oC. Sair para o almoço debaixo de um sol escaldante é ruim, mas o pior é se na volta a temperatura do ar-condicionado da sala não estiver regulada, aí o incômodo certamente será geral. Lembre-se de que nem todos estão acostumados com temperaturas muito elevadas ou com frio intenso. Se possível, evite esses períodos sazonais.

Locomoção

A locomoção é um fator-chave, principalmente aos participantes que se deslocam de outras cidades, de outros estados e até de outros países. Os grandes centros possuem diversas opções para locomoção: metrôs, trens, ônibus, etc.  A organização de um evento em uma área sem essa infraestrutura pode ser um fator complicador. Muitos convidados poderão desistir de participar. Mesmo sendo disponibilizados fretamentos até o local onde o evento será realizado, há a limitação do horário de chegada e de saída, restringindo a mobilidade das pessoas. Esse tipo de locomoção é mais comum e adequado a empresas que realizam eventos para os seus funcionários. Já para um público diversificado, essa pode não ser a melhor opção.

Arredores – alimentação

Um item que não pode ser deixado de lado na organização de eventos. Quais os restaurantes, os cafés e as sorveterias, por exemplo, que estão localizados próximos ao local do evento?  Há só churrascarias ou há outros restaurantes com opções para quem é vegetariano? Os preços praticados estão na média ou são exorbitantes? A área interna é ampla ou muito pequena, causando incômodo e fazendo com que haja demora no atendimento? O pagamento pode ser feito com cartão de débito/crédito ou só em dinheiro? Esses detalhes precisam ser verificados.

A organização do evento Tradusa 2017 incluiu opções de restaurantes no prospecto que continha a programação. Excelente iniciativa. Os participantes puderam acessar os sites dos restaurantes indicados e saber, com antecedência, o tipo de alimentação servida, a forma de pagamento, o contato para sanar possíveis dúvidas e outros detalhes úteis. Essa é uma dica para quem está organizando um evento.

Infraestrutura do local

Agora vamos falar um pouco sobre a infraestrutura do local escolhido. Avalie todos os itens abaixo antes de fechar o local do evento.

Salas

Suponhamos que o evento seja realizado em um hotel. Faça o seguinte questionamento:

  • Quantas salas estão disponíveis para eventos? Qual é a capacidade de cada uma delas? As salas possuem acústica para evitar que o som de um ambiente interfira no outro?;
  • As salas possuem boa iluminação? É possível reduzir ou apagar a luz apenas na parte da frente, para facilitar a visualização dos slides que estarão sendo apresentados? Há interruptores próximos ao palestrante ou em local de fácil acesso? Há muita claridade vinda do exterior? As salas têm protetores contra a luz exterior (cortinas, persianas, etc.)?;
  • O sistema de ar-condicionado é integrado ou individualizado, ou seja, é possível controlar a temperatura de uma sala sem afetar as demais? Qual é a capacidade do ar-condicionado (pense em uma sala lotada)? Ele faz muito ruído ou é silencioso?;
  • O chão da sala é de piso, carpete de tecido ou de madeira? Por exemplo, carpete de tecido é melhor em um auditório para evitar ruídos do entra e sai dos convidados enquanto o palestrante estiver fazendo a sua apresentação;
  • Há extintores de incêndio dentro das salas? Aproveite, veja se também há portas corta-fogo e saídas de emergências (nota: observe se elas não estão trancadas no dia do evento), e certifique-se de que o local possua alvará de funcionamento, bem como laudo de vistoria do Corpo de Bombeiros.

Equipamentos e outros pormenores

  • Há um palco no auditório para que os participantes possam ter uma melhor visualização dos palestrantes ou ele ficará no mesmo nível da plateia? As pessoas que estão sentadas no fundo terão uma boa visualização do palestrante?;
  • Que tipo de tela há nas salas? A tela é retrátil e controlada por controle remoto ou ela é fixa? É uma tela com tripés ou não há tela disponível e a projeção deverá ser feita diretamente na parede? Se a tela for com tripé, qual é a sua dimensão? Lembre-se da quantidade de pessoas que estarão na sala. Veja se a tela tem a dimensão adequada para que todos possam ver o que será exibido;
  • O projetor já está instalado no teto ou terá que ficar em uma mesa no centro da sala? O foco é bom? Ele é fácil de operar? Caso haja algum problema, o hotel disponibilizará outro de imediato? No dia do evento, haverá pessoal de suporte, se necessário? Onde essa pessoa ficará? Como será possível contatá-la?;
  • Quantas tomadas há na sala? Onde estão localizadas? Se estiverem na passagem, haverá fitas para cobri-las, evitando possíveis acidentes? Qual é a voltagem das tomadas? Há tomadas próximas para a ligação de notebooks, computadores e quaisquer outros equipamentos necessários?;
  • Há uma mesa para o operador de som e imagem? O sistema de som é adequado? O som é propagado de forma clara e nítida, sem ruídos? Quantos microfones estarão disponíveis no dia do evento? Se o equipamento falhar, haverá como substitui-lo? No dia do evento, haverá conexão Wi-Fi nas salas?;
  • A sala comporta cabine de interpretação? Onde ela estará disposta, na parte da frente ou no fundo da sala? Procure saber também como será feita a montagem, o que haverá dentro da cabine e todos os itens que julgar necessários;
  • As salas para o evento estão todas no mesmo andar ou os participantes terão que se locomover entre os andares para assistir às diversas palestras? Há acesso fácil às salas por elevadores ou os convidados terão que subir lances de escada?

Nota: normalmente, muitos dos itens citados referentes aos equipamentos estão mencionados em um contrato. Mas é sempre bom verificar se tudo está em ordem. Confirme e reconfirme.

Banheiros

  • Há banheiros femininos e masculinos próximos às salas? As torneiras e as descargas funcionam? Há vários porta-sabonetes líquidos e suportes para toalhas de papel? Qual é a quantidade de boxes, levando em conta o número de participantes do seu evento? Há banheiros para deficientes? Veja esses detalhes tanto nos banheiros femininos como nos masculinos. Parece bobagem, mas já imaginou se o banheiro for pequeno ou se houver boxes com problemas e uma fila de pessoas à espera, o que normalmente ocorre após o almoço?

Com relação aos itens como toalhas e sabonetes, por exemplo, você pode alegar que esse não é um problema seu. Errado. É sim. Claro que não é você que abastecerá os itens faltantes. No dia, antes de o evento começar, cheque se esses itens estão em ordem. Caso não estejam, fale com a administração do local e peça a eles que providenciem tudo e que façam uma vistoria periódica. Afinal, a locação do espaço não está saindo de graça e eles são responsáveis por prover o atendimento adequado e contratado. Mas como organizador, cabe a você informar qualquer problema que surgir para que eles possam saná-lo o mais breve possível.

Hora do café

  • Veja onde o café será montado. O espaço é adequado e as pessoas poderão circular sem problemas ou é muito pequeno e certamente ocorrerá um empurra e empurra? Haverá só um aparato para a colocação do café ou mais do que um em pontos distantes?;
  • Quais os tipos de café que o hotel serve? Quando falamos em café, temos que observar que há vários preços dependendo do tipo escolhido pelo organizador. Porém, mesmo uma opção mais simples pode conter variações de sucos, pães, bolos, etc. Portanto, evite repetições. Procure diversificar.

Nota: é imprescindível que a equipe do hotel reabasteça com rapidez o café, o leite e o chá, se houver. Avise sua equipe para prestar atenção a esse detalhe. Não há nada pior do que os participantes desejarem tomar um café, mas a garrafa térmica estiver vazia e houver demora no reabastecimento.

Estacionamento

Veja se o local possui estacionamento interno e qual é a sua capacidade. Caso o espaço seja muito limitado, procure saber se há outros estacionamentos próximos. Muitos participantes podem decidir ir ao evento com seus próprios veículos e, certamente, será um transtorno se o estacionamento do local estiver lotado e não houver outros locais por perto. Informe esse detalhe no prospecto do evento.

Almoço no local do evento

Se seu evento for de pequeno porte, você poderá organizar um almoço no próprio local. Para isso, investigue:

  • O espaço comporta o número de participantes? É possível mudar o layout para que todos possam se sentar à mesma mesa? Se não for viável, há como acomodar os convidados no mesmo salão para que todos fiquem à vontade, porém próximos?;
  • Qual é o cardápio? Há opções para vegetarianos? Quais os tipos de refrigerante, suco, cerveja, vinho servidos no local? Há variações de sobremesa?;
  • Presumindo que os próprios participantes paguem suas despesas, veja qual é a forma de pagamento aceita: cartão de débito, de crédito, cheque ou só em dinheiro. É possível obter uma nota fiscal?

Reserva de quartos

É muito comum haver participantes de outras cidades, estados ou países que queiram se hospedar no mesmo hotel onde o evento será realizado. Se for em baixa temporada, é mais fácil conseguir boas tarifas, principalmente para um grupo. Converse com o hotel e veja se é possível bloquear apartamentos para os participantes. Já se for em alta temporada, feriado ou período de férias, é provável que seja um pouco mais difícil conseguir efetuar as reservas ou obter uma tarifa mais em conta. Porém, se programar com antecedência, talvez você consiga um acordo com o hotel.

No entanto, antes de fechar um pacote, veja quais as categorias de quartos disponíveis e se há opções para os não fumantes. Faça uma visita a cada um desses quartos. Veja se o ar-condicionado funciona, se é silencioso ou se faz muito ruído, se o banheiro está em boas condições e se não é minúsculo, se a cama é confortável, se o quarto é arejado ou com cheiro de mofo, se o carpete (se houver) não está rasgado ou manchado, se há tomadas e qual a voltagem, se há Wi-Fi disponível, etc. Pense no bem-estar do seu convidado. Pode ser que ele venha de uma viagem extremamente longa e cansativa e o que ele mais queira é descansar em um quarto confortável, sem se preocupar com problemas, tais como: banheiro entupido, ar-condicionado quebrado, colchão que afunda, quarto com cheiro de cachorro molhado e outros itens que podem incomodá-lo. Veja esses detalhes com antecedência, junto com a equipe do hotel.

Eu sei que este post ficou extenso, mas procurei incluir os pontos principais referentes à logística de um evento. Espero que ele seja útil. Em um próximo artigo, falarei mais sobre os equipamentos, as apresentações, os materiais de divulgação e mais alguns itens importantes na organização de um evento. Até lá!

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